IT推進支援サービス　社内業務手順(業務フロー)の作成と考え方　－業務フローの具体的な検討

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３．その他

　４）社内業務手順(業務フロー)の作成と考え方

　３．業務フローの具体的な検討

2007年10月7日

業務フローの実例を分析して定義をしてみますと、

	１）	稟議書や請求書等の社内書類を回覧・決済する社内で完結する業務、
	２）	外部への業務委託の割合が多く準社内的な業務処理をしている業務、
	３）	例えば顧客からの注文と指示に基づき、実際に製品が納入されたり、サービスを顧客に提供する過程等、複雑な手順が重なる業務、
	４）	例外或いは未作成のもの、

等、それぞれに内容が異なります。

上記３）に該当する複雑な仕事に於いては特に業務フローの検討が特に必要です。そこで上記の定義に基づき、社内で完結する業務とそれ以外の業務を下記に仕訳してみました。

	①	社内手順出勤簿の流れ、契約書の流れ、稟議書の流れ、購買申請書の流れ、入社の流れなど、
	②	外部への業務委託(Outsourcing)の割合が多く、準社内的な手順受発注業務等、実績報告業務、実績売上確定業務、
	③	複雑な手順が重なる業務売上集計と月次確定等管理業務、経理及び財務含む管理本部の業務
	④	例外或いは未作成のもの

社内で作成した業務フローをより正確なものにするかは、チェックポイントが幾つかあります。それを下記に箇条書き致します。

・本当に作業ルーティーンが業務フロー通りに行われているか。
	a．	Dataをシステムに入力しようとしても入力できなかった。
	b．	本来あるべき作業手順であるのに拘わらず、項目を作っていなかった。
	c．	システム構築時には無かったが、仕事の内容の変化で新たな手順が必要になった。
	d．	ISOに準拠した業務フローの場合の、業務フローの編集権やデータ内容の閲覧権等を役職に準拠した階層分けと権限付与をしているか。

・マンパワー（処理時間）がどの程度掛かっているか。
	a．	時間と人数。何時何分に行うのか、その意味と負荷、早朝と深夜残業の割合と具体的な時間。
	b．	どの程度掛かっているのか、合理化の余地はないのか、
	c．	誰と誰が毎日何時間掛けているか。
	d．	問題点がある。しかしそれに5分で処理出来るのであれば、業務フローの再考は必要ないかも知れない。しかし数十分或いはそれ以上手間暇が掛かっているのでれば、手順或いは処理方法の改善は要検討事項。

・業務フローは人の手順を表し、人のためにあり、使用されます。
	a．	個々の書類（或いは顧客からの注文Data等）がどの様に流れて行くかを表にする。
	b．	即ち人の仕事手順を表す業務フローと、コンピュータ内のデータ処理の手順（機械内での電子の流れ）とは必然的に異なります。

・業務フローを検討する過程を図表で表した場合のサンプルを作成しましたので、ご覧下さい。
	a．	実績報告作業を業務フローで表そうとしたものに対する留意点（コメント）
	b．	実績売上確定業務を業務フローに整えようとした例
	c．	上記、実績売上確定業務を業務フローとして整え直した場合のサンプル

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